Procedura pripreme za nastup na EXPO 2020 satoji se od tri faze: a) projektovanje, pribavljanje svih potrebnih dozvola i gradnja paviljona, b) tehničko opremanje i uređenje paviljona, c) instalacija i produkcija izložbe u trajanju od šest mjeseci. Ova posljednja se smatra zahtjevnom i skupljom fazom projekta. Navedeni uslovi obuhvataju sve tri vrste paviljona. Samo posljednja stavka odnosi se na paviljon Bosne i Hercegovine.
Bosna i Hercegovina ima obavezu finansiranja treće faze u kojoj će, shodno regulativi Expo-a, sa mogćnošću angažovanja firme koja će voditi izložbu u pripremnoj fazi, tokom trajanja izložbe i proceduru zatvaranja ili samo organizirati nastup. Troškove prethodne dvije faze snosi Organizator. U tom kontekstu bit će potrebno ispoštovati procedure i provesti sve dole navedene aktivnosti prije početka Expo 2020.
Na EXPO-u u Dubaiju uspostavljen je The One stop shop centar kao glavni komunikacioni centar i kanal između Expo-a i učesnika i obezbjeđuje kompletan servis učesnicima kroz sve faze održavanja Expo 2020.
1) Polisa osiguranja u UAE – potrebno je pribaviti i obezbijediti odgovarajuće police osiguranja u pripremnoj fazi, tokom manifestacije, i tokom demontaže paviljona, javno osiguranje i osiguranje proizvoda, putničko osiguranje, naknade radnicima i zdravstveno osiguranje.
2) Priprema dolaska putem One-Stop Shop centra reguliše se: boravišna i specijalna viza, porodočna viza, transfer vize, obnavljanje i otkazivanje vize, ljekarski pregled, Emiratska lična karta (ID), više vrsta dozvola kako za dolazak tako i za pristup i ulazak na Expo (vize su besplatne za Generalnog komesara, njegovog zamjenika, direktora paviljona i eventualno njhove porodice i osoblje paviljona).
3) Finansije i sistem poreza (VAT) – za države učesnice obavezno je otvaranje bankovnog računa i poštivanje propisa i obaveza poreznog sitema UAE. (porez 5%), ukoliko se na štandu nalazi roba za prodaju.
4) Smještaj u naselju Expo-a – U sklopu kompleksa EXPO-a postoji stmbeno naselje predviđeno za učesnike. Naselje ima 15 visokospratnih objekata sa 2100 apartmana u koje može biti smješteno 3000 učesnika. Apartmani su potpuno opremljeni i veličine: studio (39 m2 – 2.200 dolara) jednosobni (62 m2 – 2.773 dolara), dvosobni (95 m2- 4.356 dolara) i trosobni (115m2 – 5.789 dolara). Trebat će se ispoštovati regulativa parking prostora i dobivanje svih potrebnih dozvola i kartica, kako za ulazak tako i za boravak. Naselje ima sve potrebne sadržaje za život, zabavu i rekreativne aktivnosti. Države koje nisu na vrijeme obezbijedile smještajni prostor za svoje osoblje u Expo naselju morat će potražiti smještaj u Dubaiju. Bosna i Hercegovina je dobila besplatno jedan jednosoban i jedan trosoban stan.
5) Procedura i regulative pristupa EXPO-u – potrebno je uraditi sve vrste akreditacija za: učesnike, posjetitelje, specijalne goste, VIP osobe i automobile.
6) Regulativa uvoza robe i stvari u UAE – potrebno je organizirati prevoz kontejnera, pakovanje stvari i robe u kontejner, obilježavanje transporta, carine, distribuciju do paviljona i, po završetku, demontažu sa povratkom izložbenih predmeta i eksponata u BiH. U tom kontekstu bit će potrebno regulisati i uvoz stvari i roba koje su namijenjene za prodaju na paviljonu.
7) Nacionalni dan – 18. decembar 2021. godine prihvaćen je kao Dan Bosne i Hercegovine na Expo-u. Manifestacija će biti održana u glavnoj Al-Wasl dvorani. Potrebno je uraditi program nastupa, dostaviti broj specijalnih gostiju, VIP osoba, gostiju, regulisati dolazak folklora i organiziranje kulturnog programa, te angažovati kuhara iz BiH.
Procedura obilježavanja Nacionalnog dana: Podizanje zastave na jarbol, nacionalna himna, zvanično obraćanje-govor, kulturni performans, obilazak i razgledanja paviljona sa gostima, organiziranje bilateralnih sastanaka, ručak, upisivanje u knjigu gostiju, razmjena poklona, obraćanje medijima, kulturni program i degustacija nacionalne kuhinje.
8) Hrana i piće – Organizator će obezijediti kuhinju i dio namirnica za Nacionalni dan BiH. Predviđena je mogućnost organiziranja prezentacije nacionalne kuhinje i specijaliteta BiH. Postojat će mogućnost i iznajmnjivanja kuhinje za organiziranje privatnih događaja ili prijema koje će organizirati firme iz BiH u cilju svoje prezentacije i promocije.
9) Maloprodalni štand – na paviljonu je predviđen manji štand za prodaju suvenira i druge komercijalne robe iz BiH shodno utvrđenoj proceduri i propisima Expo-a. Kako bi mogli štand staviti u funkciju, potrebno, na vrijeme, dostaviti specifikaciju robe i predmete koje će biti u prodaju na štandu.
10) Školske posjete paviljonu – U program Expo-a predviđeno je organizovanje školskih posjeta Expo-u i paviljonima. UAE imaju 1230 škola sa 755.882 učenika i studenta u privatnim školama i fakultetima, i 277.733 učenika i studenta u državnim školama i fakultetima. U tu svrhu bit će potreno dostaviti program prezentacije za učenike i studente.
11) Paviljon Bosne i Hercegovine – Bosna i Hercegovina je u obavezi da kreira sadržaj i dizajn izložbe na paviljonu, te kompletan plan i program nastupa i prezentacije BiH u trajanju od šest mjeseci. Program treba biti sveobuhvatan i detaljan, prilagodljiv prezentaciji tematskih i strukovnih cjelina. Pojedinačnu ili zajedničku mogućnost prezentacije i predstavljanja imat će sve grane privrede i turističke zajednice BiH. Na paviljonu biće omogućena prezentacija putem: Videa (film, intervju, arhivski foto, video mapiranja, filmski efekti, turistički sadržaji), Audio (muzika, govorne poruke, glasovni efekti, teatarske audi-naracije, priče, poezija), Štampanih materijala (fotografije, mape, ilustracije, diagrami, grafički paneli, pojedinačni objekti i građenine) Plakata i izložbenih predmeta (izloženi predmeti, instalacijski tipovi, rekviziti, posebni artefakti važni za BiH, umjetnički predmeti, turistički i svi druge vrste plakata, predmeti ili replike muzejske vrijednosti, kultuno-historijski zapisi, knjige, časopisi). U tu svrhu Organizator je obezbijedio sva tehnička pomagala na paviljonu BiH.
Bosna i Hercegovina ima obavezu da, kao glavni i ključni segment paviljona i izložbe, dostavi specifikaciju svih predmeta i stvari koje planira postaviti i izložiti na paviljonu kako bi Organizatir mogao na vrijeme planirati i organizirati prevoz kontejnera iz BiH za Dubai.