Procedura pripreme za nastup na EXPO 2020 satoji se od tri faze: a) projektovanje, pribavljanje svih potrebnih dozvola i gradnja paviljona, b) tehniÄko opremanje i ureÄenje paviljona, c) instalacija i produkcija izloÅūbe u trajanju od ÅĄest mjeseci. Ova posljednja se smatra zahtjevnom i  skupljom fazom projekta.
Bosna i Hercegovina ima obavezu finansiranja treÄe faze u kojoj Äe, shodno regulativi Expo-a, biti potrebno angaÅūovanje firme koja Äe voditi izloÅūbu u pripremnoj fazi, tokom trajanja izloÅūbe i proceduru zatvaranja. TroÅĄkove prethodne dvije faze snosi Organizator. U tom kontekstu bit Äe potrebno ispoÅĄtovati procedure i provesti sve dole navedene aktivnosti prije poÄetka Expo 2020.
Na EXPO-u u Dubaiju uspostavljen je The One stop shop centar kao glavni komunikacioni centar  i kanal izmeÄu Expo-a i uÄesnika i obezbjeÄuje kompetan servis uÄesnicima kroz sve faze odrÅūavanja Expo 2020.
1) Polisa osiguranja u UAE â potrebno je pribaviti i obezbijediti odgovarajuÄe police osiguranja u pripremnoj fazi, tokom manifestacije, i tokom demontaÅūe paviljona, javno osiguranje i osiguranje proizvoda, putniÄko osiguranje, naknade radnicima i zdravstveno osiguranje.
2) Priprema dolaska putem One-Stop Shop centra reguliÅĄe se: boraviÅĄna i specijalna viza, porodoÄna viza, transfer vize, obnavljanje i otkazivanje vize, ljekarski pregled, Emiratska liÄna karta (ID), viÅĄe vrsta dozvola kako za dolazak tako i za pristup i ulazak na Expo (vize su besplatne za Generalnog komesara, njegovog zamjenika, direktora paviljona i eventualno njhove porodice i osoblje paviljona).
3) Finansije i sistem poreza (VAT) â za drÅūave uÄesnice  obavezno je otvaranje bankovnog raÄuna i poÅĄtivanje propisa i obaveza poreznog sitema UAE. (porez 5%)
4) SmjeÅĄtaj u naselju Expo-a â U sklopu kompleksa EXPO-a postoji stmbeno naselje predviÄeno za uÄesnike. Naselje ima 15 visokospratnih objekata sa 2100 apartmana u koje moÅūe biti smjeÅĄteno 3000 uÄesnika. Apartmani su potpuno opremljeni i veliÄine: studio (39 m2 â 2.200 dolara) jednosobni (62 m2 â 2.773 dolara), dvosobni (95 m2- 4.356 dolara) i trosobni (115m2 â 5.789 dolara). Trebat Äe se ispoÅĄtovati regulativa parking prostora i dobivanje svih potrebnih dozvola i kartica, kako za ulazak tako i za boravak. Naselje ima sve potrebne sadrÅūaje za Åūivot, zabavu i  rekreativne aktivnosti. DrÅūave koje nisu na vrijeme obezbijedile smjeÅĄtajni prostor za svoje osoblje u Expo naselju morat Äe potraÅūiti smjeÅĄtaj u Dubaiju.
5) Procedura i regulative pristupa EXPO-u â potrebno je uraditi sve vrste akreditacija za: uÄesnike, posjetitelje, specijalne goste, VIP osobe i automobile.
6) Regulativa uvoza robe i stvari u UAE â potrebno je organizirati prevoz kontejnera, pakovanje stvari i robe u kontejner, obiljeÅūavanje transporta, carine, distribuciju do paviljona i, po zavrÅĄetku, demontaÅūu sa povratkom izloÅūbenih predmeta i eksponata u BiH. U tom kontekstu bit Äe potrebno regulisati i uvoz stvari i roba koje su namijenjene za prodaju na paviljonu.
7) Nacionalni dan â 18. decembar 2021. godine prihvaÄen je kao Dan Bosne i Hercegovine na Expo-u. Manifestacija Äe biti odrÅūana u glavnoj Al-Wasl dvorani. Potrebno je uraditi program nastupa, dostaviti broj specijalnih gostiju, VIP osoba, gostiju, regulisati dolazak folklora i organiziranje kulturnog programa, te angaÅūovati kuhara iz BiH.
Procedura obiljeÅūavanja Nacionalnog dana: Podizanje zastave na jarbol, nacionalna himna, zvaniÄno obraÄanje-govor, kulturni performans, obilazak i razgledanja paviljona sa gostima, organiziranje bilateralnih sastanaka, ruÄak, upisivanje u knjigu gostiju, razmjena poklona, obraÄanje medijima, kulturni program i degustacija nacionalne kuhinje.
8) Hrana i piÄe â Organizator Äe obezijediti kuhinju i namirnice za Nacionalni dan BiH. PredviÄena je moguÄnost organiziranja prezentacije nacionalne kuhinje i specijaliteta BiH. Postojat Äe moguÄnost  i iznajmnjivanja kuhinje za organiziranje privatnih dogaÄaja ili prijema koje Äe organizirati firme iz BiH u cilju svoje prezentacije i promocije.
9) Maloprodalni ÅĄtand â na paviljonu je predviÄen manji ÅĄtand za prodaju suvenira i druge komercijalne robe iz BiH shodno utvrÄenoj proceduri i propisima Expo-a. Kako bi mogli ÅĄtand staviti u funkciju, potrebno, na vrijeme, dostaviti specifikaciju robe i predmete koje Äe biti u prodaju na ÅĄtandu.
10) Å kolske posjete paviljonu â U program Expo-a predviÄeno je organizovanje ÅĄkolskih posjeta Expo-u i paviljonima. UAE imaju 1230 ÅĄkola sa 755.882 uÄenika i studenta u privatnim ÅĄkolama i fakultetima, i 277.733 uÄenika i studenta u drÅūavnim ÅĄkolama i fakultetima. U tu svrhu bit Äe potreno dostaviti program prezentacije za uÄenike i studente.
11) Paviljon Bosne i Hercegovine  â Bosna i Hercegovina je u obavezi da kreira sadrÅūaj i dizajn izloÅūbe na paviljonu, te kompletan plan i program nastupa i prezentacije BiH u trajanju od ÅĄest mjeseci. Program treba biti sveobuhvatan i detaljan, prilagodljiv prezentaciji tematskih i strukovnih cjelina. PojedinaÄnu ili zajedniÄku moguÄnost prezentacije i predstavljanja imat Äe sve grane privrede i turistiÄke zajednice BiH. Na paviljonu  biÄe omoguÄena prezentacija putem: Videa (film, intervju, arhivski foto, video mapiranja, filmski efekti, turistiÄki sadrÅūaji), Audio (muzika, govorne poruke, glasovni efekti, teatarske audi-naracije, priÄe, poezija), Å tampanih materijala (fotografije, mape, ilustracije, diagrami, grafiÄki paneli, pojedinaÄni objekti i graÄenine) Plakata i izloÅūbenih predmeta (izloÅūeni predmeti, instalacijski tipovi, rekviziti, posebni artefakti vaÅūni za BiH, umjetniÄki predmeti, turistiÄki i svi druge vrste plakata, predmeti ili replike muzejske vrijednosti, kultuno-historijski zapisi, knjige, Äasopisi). U tu svrhu Organizator je obezbijedio sva tehniÄka pomagala na paviljonu BiH.
Bosna i Hercegovina ima obavezu da, kao glavni i kljuÄni segment paviljona i izloÅūbe, dostavi specifikaciju svih predmeta i stvari koje planira postaviti i izloÅūiti na paviljonu kako bi Organizatir mogao na vrijeme planirati i organizirati prevoz kontejnera iz BiH za Dubai.